Proses Pembuatan Event (EO)

Assalamualaikum.........

Sebelum saya masuk pada "Proses Pembuatan Event", sedikit saya memberitahukan apa itu Event Organizer. Event Organizer, suatu kelompok usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep, perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.
 

Event Organizer

Suatu kelompok usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep, perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.

Orang Even Organizer harus bernyali besar

            Menjalankan sebuah event tentu harus memiliki keberanian yang ekstra alias harus gede nyali. Seorang EO harus berani menanggung resiko apapun terhadap sebuah acara yang ditangani. Misalnya kita bertugas menyelenggarakan sebuah event wisuda jurusan, dari mulai dekorasi, konsumsi, dokumentasi, pengisi acara, dan prosesi acara kita adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam mengelolanya.

Acara tersebut harus berjalan dengan sukses, semua wisudawan, orang tua atau pihak jurusan akan menaruh harapan besar terhadap acara kita. Bayangkan jika salah satu menjadi cacat, misalnya hasil dokumentasi jelek atau sound system yang banyak noisenya, apa yang akan kita lakukan? apakah kita sebagai EO akan melemparkan kesalahan kepada tim atau setan? bukankah fotografer dan soundmannya kita yang milih? Bagaimana misalnya dengan event-event lain yang sampai mempertanggung jawabkan nyawa, misalnya dalam sebuah acara outbound atau konser musik? Disanalah dituntut nyali yang gede, skill yang mumpuni disertai dengan rasa tanggung jawab yang besar sebagai seorang EO.

3E : Education, Entertainment & Exhibition

Ada beberapa jenis event yang dikerjakan oleh sebuah EO, baik itu event musik, launching produk, seminar, pesta perkawinan, ulang tahun, pameran, pelantikan, event olah raga dan lain sebagainya. Semua event pada dasarnya mengacu pada kegiatan Education, Entertainment & Exhibition. Sebuah event harus mampu menghibur, memamerkan dan memiliki unsur mendidik. Education, Entertainment & Exhibition selain sebagai sisipan dalam sebuah event, juga bisa berdiri sendiri sebagai event.

Operasional Proses Pembuatan Event, terbagi tiga tahapan:

1. Tahap pra produksi (planning)

v  Menjabarkan ide kreatif dan menuangkannya ke konsep

Ide kreatif atau gagasan awal sangat penting dari setiap anggota memberikan ide tersebut untuk di tuangkan dalam suatu konsep yang kreatif dan menarik.

v  Menuangkan konsep tersebut dalam rancangan tertulis

Setelah ide kreatif dari masing – masing personal di tuangkan dalam sebuah konsep, konsep tersebut di buat pada suatu rancangan tertulis guna hasil dari ide kreatif atau gagasan yang tertuang lebih matang dan siap untuk di promosikan atau di perlihatkan pada stakholder.

v  Pembentukkan Tim serta Jobdesc

Setelah terbentuknya suatu konsep rancangan yang tertulis, proses berikutnya pembentukkan Tim serta pembagian Jobdesc sangatlah penting, di sini kita dapat menentukan masing – masing anggota tim untuk bekerja sesuai kemampuannya atau kelebihannya, jangan sampai terjadi kesalahan penempatan Jobdesc.

v  Promosikan konsep

Jika belum mempunyai stakholder, promosikan ide atau gagasan kreatif yang sudah terancang dalam sebuah konsep yang menarik, agar mendapatkan pemintat baik dari stakholder ataupun pihak sponsor yang tertarik dengan konsep yang sudah dituangkan pada rancangan tulisan.

v  Observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi dll

Setelah tim terbentuk dan masing – masing telah di berikan jobdesc, maka proses berikutnya observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, transportasi, dan sebagainya. Ini sangat perlu di lakukan sebelum masuk pada tahap produksi, pihak event organizer harus observasi terlebih dahulu guna mengetahui apa saja kendala atau pun yang harus di persiapkan nanti pada saat produksi berlangsung, biar konsep yang tertuang tadi terlihat menarik dan memuaskan stakholder.

v  Menentukan pihak – pihak yang terlibat (pengisi acara)

Pihak Event Organizer berhak menentukan para pihak – pihak yang mengisi acara sesuai dengan konsep yang mereka buat, karena jika salah menetukan pengisi acara dalam suatu produksi sangat fatal akibatnya dan kemungkinan pihak stakholder akan kecewa karena tidak sesuai dengan konsep.

v  Konfirmasi pada pihak – pihak yang terlibat

Sebelum masuk pada proses produksi, pihak Event Organizer harus memastikan dan mengkonfirmasikan pada pihak – pihak yang terlibat dalam acara tersebut, ini di karenakan jika ada pembatalan kontrak kerja dengan pihak – pihak yang sebelumnya sudah di tentukan maka Event Organizer dapat mencari penggantinya sebelum acara produksi berjalan.

v  Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, dll

Setelah semuanya rampung, maka proses selanjutnya adalah perjanjian dari segi administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, pengisi acara, keamanan, dll. Perjanjian ini di maksudkan agar kontrak kerja yang telah di sepakati di kedua belah pihak tidak ada pengingkaran kontrak atau penyelewengan kontrak kerja sama.

v  Membuat Run Down Acara

Hal ini wajib di lakukan, karena run down atau susunan acara harus di buat sesuai konsep yang sudah di rancang agar hasilnya memuaskan.

2. Tahap Produksi

v  Teknikal Meeting dengan seluruh pengisi acara

Sebelum memulai produksi, sebaiknya melakukan teknikal meeting terlebih dahulu, guna untuk lebih mempersiapkan segala sesuatunya pada saat produksi berlangsung.

v  Teknikal Meeting dengan seluruh kru yang bekerja

Sebelum memulai produksi, sebaiknya teknikal meeting dahulu dengan seluruh kru untuk lebih mempersiapkan segala sesuatu dan berdo’a bersama demi kelancaran produksi nanti.

v  Mempertanyakan kesiapan pada pihak keamanan

Pihak event organizer wajib menanyakan kesiapan pihak keamanan sebelum beberapa saat produksi akan di laksanakan, dan meminta pada pihak keamanan untuk lebih mengontrol keamanan agar produksi berjalan sukses sesuai rencana dan hasilnya memuaskan.

v  Proses event digelar sesuai rundown

Proses event yang berlangsug sesuai dengan konsep dan run down yang di persiapkan secara matang.

3. Tahap Pasca Produksi

v  Evaluasi

Setelah produksi selesai sebaiknya tim melakukan evaluasi dari keseluruhan acara guna memperbaiki kinerja kerja tim pada saat kontrak atau produksi yang lainnya. Hal ini sebagai motivasi buat keseluruh tim guna meningkatkan ide yang lebih kreatif dan imajinatif dalam menghasilkan sebuah karya.

v  Pembuatan laporan

Pembuatan laporan akhir ini guna mengetahui keseluruhan dari produksi yang telah berjalan, untuk di serahkan pada stakholder.

Keuntungan menggunakan Event Organizer

1. Penyelenggara acara lebih santai, sehingga bisa fokus pada kegiatan utama.
2. Panitia yang bekerja dan menyiapkan acara berasal dari kalangan profesional sehingga sudah terbiasa dan teliti.
3. Adanya kemudahan dalam sistem pertanggung jawaban dan koordinasi serta komunikasi dari masing-masing bagian.
4. Setelah acara selesai, penyelenggara bisa langsung istirahat atau beraktivitas dan tidak perlu repot untuk membereskan berbagai perlengkapan acara.
5. Acara bisa dikondisikan menjadi lebih menarik, dengan berbagai fasilitas pendukung yang disediakan oleh EO, seperti hiburan, hiasan – hiasan, dekorasi dan sebagainya.

Kekurangan menggunakan Event Organizer

1. Biaya lebih tinggi.
2. Kemungkinan perbedaan ide acara antara penyelenggara acara dan EO. Hal ini terkait antara anggaran yang disediakan penyelenggara dan dana yang diminta EO.
3. Lemahnya kontrol dari penyelenggara acara, akibat terlalu percaya secara berlebihan kepada EO.
4. Kemungkinan putusnya kontrak secara sepihak mendekati hari H dengan berbagai alasan. Sehingga penyelenggara yang tidak siap untuk menyelenggarakan acara tanpa EO menjadi bingung. Meskipun kemungkinan seperti ini jarang terjadi, namun harus tetap diwaspadai, sehingga tidak merugikan bagi penyelenggara acara.

Contoh Kegiatan:

Dalam rangka menyambut Kemerdekaan Republik Indonesia ke-64, Light Communication Service Event Management & Organizer akan menyelenggarakan kegiatan promosi investasi dan perdagangan dengan thema “Mega Shopping”. Diharapkan melalui kegiatan ini dapat menambah wawasan masyarakat Papua tentang teknologi & informasi, menumbuhkembangkan perekonomian di wilayah Papua serta menjadi ajang promosi yang berkelanjutan bagi para peserta maupun sponsor dan juga temu usaha antara pemerintah, pelaku bisnis dan masyarakat.

Maksud & Tujuan :

1. Memperkenalkan produk teknologi & informasi kepada masyarakat.
2. Menambah wawasan masyarakat Papua tentang teknologi & informasi.
3. Membuka wawasan berpikir masyarakat Papua, khususnya para pengusaha dan investor di berbagai sektor teknologi & informasi.
4. Menumbuhkembangkan perekonomian para pengusaha dan pedagang di wilayah Papua.
5. Menjadi ajang promosi yang berkelanjutan bagi para peserta maupun sponsor.
6. Mempertemukan produsen, pedagang, investor dan pembeli pada satu tempat dan waktu yang bersamaan dalam pameran ini.
7. Diharapkan melalui pameran ini pemerintah menjadi lebih peduli dan mendukung serta memberikan fasilitas kepada para pengusaha, terutama putera daerah yang ada di Papua, khususnya di Jayapura

Tempat & Waktu Pelaksanaan :

Tempat	:	Gedung Olah Raga Cenderawasih Jayapura
Tanggal	:	1 s.d. 7 Agustus 2009
Waktu	:	Pkl. 09.00 s.d. 22.00 WIT

Profil Pengunjung :

1. Pejabat Pemerintah
2. Pengusaha, Profesional dan Eksekutif
3. Masyarakat pengguna produk - produk teknologi dan komoditi unggulan daerah berorientasi ekspor
4. Mahasiswa dan pelajar

Penyelenggara : “Light Communication Service - Event Management & Organizer”

Semoga bermanfaat buat teman semua..

Salam sukses buat teman semua...

Ingin Berlangganan Artikel/Lowongan Kerja Terbaru ke email kamu? Masukan Email kamu disini:

Artikel Lainnya